Qué información preparar antes de contactar con un auditor

Para una primera conversación con un auditor conviene preparar una ficha breve: qué entidad necesita el trabajo, qué cuentas y ejercicio se quieren revisar, por qué se plantea la auditoría, cuáles son sus dimensiones y qué calendario existe. No hace falta enviar de entrada todo el archivo contable. El objetivo es que el profesional entienda la necesidad y pueda explicar los siguientes pasos.

Esta ficha es una recomendación de organización, no una lista legal de documentos ni un compromiso de aceptación del encargo. La preparación detallada para ejecutar el trabajo se aborda en la guía para preparar una auditoría.

1. Identifica la entidad y tu papel

Indica la denominación social, la forma jurídica, la actividad y el lugar donde opera. Aclara si preguntas como administrador, responsable financiero, socio o asesor autorizado. Si hay varias sociedades, evita presentar al grupo como si fuera una única entidad.

Puedes empezar con una descripción resumida. La identificación y las comprobaciones adicionales que el profesional deba realizar se concretarán por el canal adecuado; esta ficha no sustituye esos procedimientos.

2. Explica qué necesitas y para qué ejercicio

Señala si buscas auditar cuentas anuales individuales o consolidadas y cuál es el ejercicio. Si no sabes qué servicio requiere un banco, una ayuda o una operación, dilo expresamente y describe la petición antes de asumir que cualquier informe sirve.

Como orientación práctica, distingue entre obligación legal, iniciativa interna y petición de un tercero. Si dudas sobre la obligación, presenta la duda. Afirmar «necesitamos una auditoría» sin explicar el motivo puede dejar fuera una cuestión decisiva para definir el trabajo.

3. Resume el tamaño y la complejidad

Prepara cifras aproximadas, identificadas como tales si aún no son definitivas: activo, importe neto de la cifra de negocios y número medio de trabajadores. Para estudiar la obligación por tamaño pueden necesitarse varios ejercicios y circunstancias adicionales.

Añade un resumen de lo que ayuda a comprender la organización: centros, almacenes, sociedades vinculadas, actividad internacional, existencias o cambios importantes. No es necesario detallar todos los clientes ni entregar contratos completos en el primer correo.

Las cifras no permiten calcular por sí solas unos honorarios definitivos. Dos entidades con un tamaño parecido pueden requerir esfuerzos distintos por su actividad, procesos o disponibilidad de información.

4. Describe el estado de las cuentas y el calendario

Explica si el cierre está en preparación, si las cuentas están formuladas, si existe auditor anterior y si se trata de la primera auditoría. Identifica quién lleva la contabilidad y quién coordinaría las solicitudes.

Separa la fecha que te gustaría de una fecha que exige una norma o un destinatario. Si existe un compromiso, identifica su origen. Una urgencia comunicada no significa que el auditor pueda aceptar el trabajo o entregar el informe en ese plazo.

El artículo 11 del Reglamento de Auditoría exige que el auditor evalúe capacidad e independencia antes de aceptar el nombramiento y firmar el contrato. El contrato debe formalizarse por escrito antes del inicio del trabajo del primer ejercicio y recoger sus elementos relevantes. La NIA-ES 210 exige acordar los términos y responsabilidades. La conversación inicial sirve para preparar ese proceso; no lo reemplaza.

5. Informa de relaciones que puedan afectar a la independencia

Si conoces servicios previos de la firma, relaciones con socios o vinculaciones relevantes, comunícalos para que el profesional haga su evaluación. No corresponde al posible cliente declarar que esas relaciones carecen de importancia sin examinarlas.

Tampoco debe entenderse una propuesta preliminar como confirmación de que la independencia ya está verificada o de que se ha aceptado el encargo.

Un ejemplo de primer mensaje

Ejemplo hipotético: «Somos una sociedad de distribución con dos almacenes y cierre a 31 de diciembre. Queremos valorar la auditoría de las cuentas individuales de 2026. La contabilidad la coordina nuestro responsable financiero con una asesoría externa. Podemos facilitar cifras resumidas y explicar el estado del cierre. Antes de enviar documentación, querríamos confirmar qué información inicial necesitáis y qué calendario podría estudiarse».

Ese mensaje abre una conversación concreta. No incorpora datos personales de trabajadores, extractos bancarios ni documentos que quizá no sean necesarios para ese primer paso.

Qué preguntar antes de enviar archivos

• ¿Qué información necesitáis ahora para estudiar el encargo y qué puede esperar?
• ¿Quién la recibirá y por qué canal debemos compartirla?
• ¿Qué comprobaciones faltan antes de aceptar el trabajo?
• ¿Qué hipótesis utilizaréis para preparar la propuesta?

Como práctica de prudencia, confirma al destinatario y el medio de intercambio. No envíes contraseñas ni expedientes contables a Busco Auditor: esta web es divulgativa y no realiza auditorías ni recibe documentación para asignarla a firmas.

Con la necesidad bien descrita, el siguiente paso es conversar sobre cómo elegir auditor y cómo comparar propuestas sobre una misma base.