Al comenzar la auditoría, acuerda quién coordina las entregas, cuándo revisaréis los asuntos pendientes y cómo se comunicarán las cuestiones significativas. Un calendario compartido permite identificar a tiempo qué información falta y quién puede aportarla.

Qué acordar al inicio

Designa a una persona que pueda coordinar a contabilidad, administración y las demás áreas. Confirma con el auditor un canal para la documentación y una forma de registrar la fecha de cada entrega. Identifica también quién supervisa las cuentas en la empresa, por ejemplo, el consejo de administración cuando ejerce esa función.

La NIA-ES 260 (Revisada) exige al auditor comunicar a los responsables del gobierno una visión general del alcance y del calendario previstos, incluidos los riesgos significativos que haya identificado. Puedes usar esa conversación para aclarar qué hitos del cierre condicionan el trabajo. Revisa también cómo preparar la colaboración.

Cómo llevar el seguimiento

Como pauta práctica, mantén una lista compartida con el asunto, su responsable, la información pendiente y la próxima fecha de revisión. Durante el encargo, avisa si cambia una estimación relevante, llega una notificación importante o se retrasa el cierre. En empresas pequeñas puede bastar un seguimiento breve en los momentos de mayor carga.

Ejemplo hipotético. Una empresa prevé entregar la memoria el viernes, pero aún espera documentación para completar una nota. Su responsable financiero indica qué apartado está pendiente, identifica a la persona que puede resolverlo y comparte la nueva fecha prevista. El auditor puede entonces valorar el efecto sobre su trabajo y coordinar el siguiente contacto.

Qué conviene revisar antes del informe

Pregunta qué cuestiones siguen abiertas y qué necesita cada parte para resolverlas. Si el auditor ha planteado diferencias, revisa cómo documentar la decisión sobre los ajustes. El auditor mantiene su independencia y decide sus conclusiones a partir de la evidencia obtenida.

Las reuniones de seguimiento son una forma de organizarse. La NIA-ES 260 regula la comunicación de hallazgos significativos a los responsables del gobierno. La NIA-ES 265 exige además comunicarles por escrito y oportunamente las deficiencias significativas de control interno identificadas durante la auditoría. La frecuencia de las reuniones puede ajustarse al encargo respetando esas obligaciones. Más contexto sobre qué incluye una auditoría de cuentas.

En una primera auditoría, el auditor puede pedir documentos del ejercicio anterior porque las cifras con las que empieza el año pueden afectar a las cuentas que está auditando. La revisión de esos saldos iniciales forma parte del trabajo sobre el ejercicio contratado. Por sí sola, esa petición no amplía el encargo a otra auditoría anual.

Qué son los saldos de apertura

Son los importes con los que arranca el ejercicio. Normalmente proceden del cierre anterior. También pueden importar los compromisos o contingencias que ya existían al inicio y deben explicarse en las cuentas. La NIA-ES 510 exige al auditor comprobar el traspaso de los saldos y obtener evidencia sobre si contienen errores significativos para las cuentas actuales.

Cómo afecta al ejercicio que se audita

Ejemplo hipotético. Una distribuidora se audita por primera vez en 2026. Si parte de la mercancía con la que empezó el año se vendió durante 2026, un error en su valor inicial puede alterar el coste de esas ventas y el resultado del año. El listado de existencias al cierre de 2025, el recuento de entonces y los movimientos posteriores pueden ayudar a reconstruir lo ocurrido. El auditor decidirá qué evidencia necesita según el caso.

Qué documentación conviene localizar

• Las últimas cuentas anuales disponibles y, si se auditaron, su informe.
• El balance de cierre anterior y el de apertura, con el detalle de los ajustes que expliquen diferencias entre ambos.
• El soporte de los saldos importantes que siguen teniendo efecto. Por ejemplo, listados de existencias, conciliaciones, facturas, contratos o justificantes de cobros y pagos posteriores.

Esta lista sirve para preparar la conversación. Si has cambiado de programa contable, conserva también la correspondencia entre las cuentas antiguas y las nuevas. Si falta documentación, avisa pronto y explica qué alternativas puedes localizar. Puedes organizar el resto del encargo con la guía de preparación de una auditoría y la guía para coordinar el recuento de existencias.

Qué ocurre si ya hubo otro auditor o faltan documentos

Si el ejercicio anterior fue auditado por otro profesional, el auditor actual puede recurrir a sus papeles de trabajo conforme a las reglas aplicables. También puede usar pruebas del ejercicio actual o realizar comprobaciones específicas. La combinación depende de los riesgos y de la evidencia disponible.

Si al terminar el trabajo sigue sin disponer de evidencia suficiente y adecuada sobre los saldos iniciales, la NIA-ES 510 prevé una opinión con salvedades o una denegación de opinión, según corresponda. Puedes consultar cómo interpretar una opinión con salvedades.

Para preparar el inventario de existencias con el auditor, hablad antes de fijar el recuento. La empresa organiza y realiza su inventario. El auditor decide sus pruebas y, si las existencias son materiales para las cuentas, debe presenciar el recuento salvo que no sea factible, además de comprobar los registros finales. Avisarle cuando el recuento ya ha terminado puede complicar la obtención de evidencia.

Qué conviene acordar antes de contar

Esta lista es orientación práctica para organizar la colaboración, adaptable a cada empresa.

• Una persona de coordinación. Que pueda reunir a almacén, producción y administración cuando surja una duda.
• Un calendario compartido. Fecha, horarios, lugares y contacto para comunicar cambios. Pregunta al auditor qué necesita antes de confirmar la organización.
• Un mapa del inventario. Prepara una relación de almacenes propios, depósitos y mercancía en poder de terceros. Explica también si guardas bienes que pertenecen a otros.
• Un archivo de trabajo identificable. Acuerda el formato del listado, la versión que se entregará y cómo se documentarán las diferencias.

Qué hace el auditor durante la visita

Observa cómo se aplican los procedimientos de la empresa, inspecciona existencias y realiza pruebas de recuento. Esa asistencia aporta evidencia sobre su realidad y estado. La empresa mantiene la responsabilidad de su información y debe poder explicar el resultado final del inventario.

Para situar esta visita dentro del encargo, consulta qué incluye una auditoría de cuentas.

Si el recuento se hace otro día distinto del cierre

La norma contempla esta posibilidad. El auditor debe obtener evidencia sobre las variaciones entre ambas fechas. Conviene conversar previamente sobre la información disponible y la adecuación de esa fecha a las circunstancias.

Ejemplo hipotético. Una distribuidora propone contar el 28 de diciembre y cierra el día 31. Antes de confirmar la fecha, administración y almacén preparan para el auditor una explicación de cómo identificarán las entradas, salidas y traslados de esos días. También asignan a una persona la conciliación entre el recuento y el listado de cierre. El ejemplo ilustra una organización posible, cuya suficiencia debe valorar el auditor.

Un mensaje útil para iniciar la coordinación

«Tenemos previsto contar el día indicado en estos almacenes. Parte de la mercancía está en un depósito externo y seguiremos teniendo expediciones. ¿Qué información necesitáis para planificar vuestra asistencia y revisar los movimientos hasta el cierre?»

Enviar este mensaje con antelación permite tratar las dificultades concretas. Si falta un listado o hay una ubicación pendiente de confirmar, identifica el problema, la persona responsable y cuándo podrá aclararlo. La guía de preparación de la auditoría ayuda a organizar el resto de la documentación.

Qué revisar después

Como práctica de organización, conserva una versión identificada del recuento y de los cambios posteriores. Si aparece una diferencia, pide que se concrete qué soporte hace falta y quién la investigará. Para la conversación contable posterior, puedes consultar qué revisar cuando el auditor propone un ajuste.

Si no es factible asistir, el auditor debe plantear procedimientos alternativos. Cuando estos tampoco permiten obtener evidencia suficiente y adecuada, la norma exige una opinión modificada. Por eso es importante comunicar las dificultades pronto.

Si el auditor propone un ajuste, empieza por identificar qué partida o información cambiaría y qué lo justifica. La empresa revisa la diferencia y decide cómo reflejarla en sus cuentas. El auditor evalúa el efecto de las diferencias que queden pendientes al formarse su opinión.

Qué significa que el auditor comunique una diferencia

Una incorrección puede afectar al importe, a la clasificación, a la presentación o a la información que figura en la memoria. La NIA-ES 450 prevé que el auditor comunique oportunamente las diferencias que ha acumulado y solicite su corrección, salvo que una disposición legal o reglamentaria impida la comunicación.

Cómo ordenar la revisión con tu equipo

1. Pide que se identifiquen el ejercicio, las partidas afectadas y la evidencia que sustenta la diferencia.
2. Contrasta el asunto con quien prepara las cuentas. Si hace falta revisar más operaciones del mismo tipo, acuerda quién lo hará y cuándo podrá facilitar el resultado.
3. Deja por escrito la decisión y su motivo. Si se corrige, conserva el soporte y señala qué versión de las cuentas incorpora el cambio.
4. Antes del cierre, revisa con el auditor qué asuntos siguen abiertos y qué información falta para resolverlos.

Ejemplo hipotético. El auditor detecta en una muestra que varios abonos se registraron en un ejercicio distinto del que correspondía. La empresa revisa el conjunto de abonos cercanos al cierre, comprueba los documentos y prepara una conciliación con los cambios realizados. Así, el equipo auditor puede revisar tanto el ajuste como si quedan diferencias del mismo tipo.

Qué pasa si queda un ajuste sin corregir

Explica al auditor por qué la empresa ha decidido mantener las cuentas tal como están. El auditor considera ese motivo y evalúa las diferencias pendientes por separado y en conjunto. Para ello tiene en cuenta su importe, su naturaleza, las circunstancias y, cuando proceda, los efectos de ejercicios anteriores. El resultado de esa evaluación informa la opinión, de modo que conviene distinguir un importe aislado del conjunto de asuntos pendientes.

La guía de preparación recoge pautas para organizar los soportes y las versiones. Si quedan diferencias al cierre, revisa también qué confirmar en la carta de manifestaciones.

La carta de manifestaciones recoge por escrito las confirmaciones que el auditor solicita a la dirección sobre las cuentas y la información facilitada. Antes de firmarla, comprueba que las declaraciones reflejan lo ocurrido y habla con el auditor sobre cualquier punto que no puedas confirmar.

Qué confirma la dirección

La NIA-ES 580 exige obtener confirmaciones sobre la preparación de las cuentas conforme al marco aplicable, la información y el acceso facilitados al auditor y el registro y reflejo de las transacciones en las cuentas. El auditor puede pedir declaraciones adicionales según el encargo. La carta aporta evidencia necesaria, que el auditor complementa con otras pruebas.

Quién firma y cuándo

El auditor solicita las manifestaciones a quienes tienen responsabilidades sobre las cuentas y conocen los asuntos tratados. Acuerda con él quién debe firmar según la organización de tu empresa. La carta cubre los periodos incluidos en el informe y se fecha lo más cerca posible de este, sin ser posterior.

Cómo revisar el borrador de la carta

1. Comprueba la entidad y los ejercicios. Si hay varias sociedades, identifica a cuál se refiere cada declaración.
2. Contrasta las afirmaciones con las personas que conocen cada asunto. Por ejemplo, pide a quien coordina los litigios que confirme si hay novedades antes de validar ese apartado.
3. Señala por escrito las frases que requieren una aclaración y explica por qué. Comparte con el auditor la documentación pertinente por el canal acordado.
4. Confirma qué versión se firmará, quién debe hacerlo y cómo comunicar cualquier cambio conocido antes de la firma.

Ejemplo hipotético. Mientras se revisa la carta, la empresa recibe una nueva reclamación de un proveedor. El responsable financiero informa al auditor, comparte la notificación y acuerda con él cómo tratar el hecho en el cierre. Firmar el borrador que se preparó antes de recibirla dejaría al auditor sin esa información.

Qué ocurre si una declaración queda sin entregar

El auditor examina la causa y valora su efecto en la evidencia y en el informe. Si faltan las confirmaciones básicas de los apartados 10 y 11, la norma exige denegar la opinión. Por eso conviene plantear las dudas con tiempo, mientras todavía se puede contrastar la información.

Para organizar ese intercambio, consulta la guía de preparación de la auditoría y qué incluye el trabajo hasta la emisión del informe.