Inventario de existencias: cómo coordinar el recuento con tu auditor

Para preparar el inventario de existencias con el auditor, hablad antes de fijar el recuento. La empresa organiza y realiza su inventario. El auditor decide sus pruebas y, si las existencias son materiales para las cuentas, debe presenciar el recuento salvo que no sea factible, además de comprobar los registros finales. Avisarle cuando el recuento ya ha terminado puede complicar la obtención de evidencia.

Qué conviene acordar antes de contar

Esta lista es orientación práctica para organizar la colaboración, adaptable a cada empresa.

• Una persona de coordinación. Que pueda reunir a almacén, producción y administración cuando surja una duda.
• Un calendario compartido. Fecha, horarios, lugares y contacto para comunicar cambios. Pregunta al auditor qué necesita antes de confirmar la organización.
• Un mapa del inventario. Prepara una relación de almacenes propios, depósitos y mercancía en poder de terceros. Explica también si guardas bienes que pertenecen a otros.
• Un archivo de trabajo identificable. Acuerda el formato del listado, la versión que se entregará y cómo se documentarán las diferencias.

Qué hace el auditor durante la visita

Observa cómo se aplican los procedimientos de la empresa, inspecciona existencias y realiza pruebas de recuento. Esa asistencia aporta evidencia sobre su realidad y estado. La empresa mantiene la responsabilidad de su información y debe poder explicar el resultado final del inventario.

Para situar esta visita dentro del encargo, consulta qué incluye una auditoría de cuentas.

Si el recuento se hace otro día distinto del cierre

La norma contempla esta posibilidad. El auditor debe obtener evidencia sobre las variaciones entre ambas fechas. Conviene conversar previamente sobre la información disponible y la adecuación de esa fecha a las circunstancias.

Ejemplo hipotético. Una distribuidora propone contar el 28 de diciembre y cierra el día 31. Antes de confirmar la fecha, administración y almacén preparan para el auditor una explicación de cómo identificarán las entradas, salidas y traslados de esos días. También asignan a una persona la conciliación entre el recuento y el listado de cierre. El ejemplo ilustra una organización posible, cuya suficiencia debe valorar el auditor.

Un mensaje útil para iniciar la coordinación

«Tenemos previsto contar el día indicado en estos almacenes. Parte de la mercancía está en un depósito externo y seguiremos teniendo expediciones. ¿Qué información necesitáis para planificar vuestra asistencia y revisar los movimientos hasta el cierre?»

Enviar este mensaje con antelación permite tratar las dificultades concretas. Si falta un listado o hay una ubicación pendiente de confirmar, identifica el problema, la persona responsable y cuándo podrá aclararlo. La guía de preparación de la auditoría ayuda a organizar el resto de la documentación.

Qué revisar después

Como práctica de organización, conserva una versión identificada del recuento y de los cambios posteriores. Si aparece una diferencia, pide que se concrete qué soporte hace falta y quién la investigará. Para la conversación contable posterior, puedes consultar qué revisar cuando el auditor propone un ajuste.

Si no es factible asistir, el auditor debe plantear procedimientos alternativos. Cuando estos tampoco permiten obtener evidencia suficiente y adecuada, la norma exige una opinión modificada. Por eso es importante comunicar las dificultades pronto.